商業登記冊電子歸檔法:政府如何與時俱進

簡介

幫助日常在荷蘭開展業務的國際客戶是我日常工作的一部分。 畢竟,荷蘭是開展業務的好國家,但是學習語言或習慣荷蘭的商業慣例有時對外國公司而言可能很複雜。 因此,經常會得到幫助。 我的協助範圍包括協助完成複雜的任務,以及協助與荷蘭當局溝通。 最近,我從一個客戶那裡收到一個問題,來解釋荷蘭商會在一封信中確切說明的內容。 這封簡單而重要的信息性信件涉及財務報表的新穎性,不久將只能通過電子方式實現。 這封信是政府渴望與時俱進,利用電子數據交換的優勢並引入處理這種年度重複過程的標準化方法的結果。 這就是為什麼必須在2016年或2017年財政年度以電子方式存入財務報表的原因,這體現在濕潤的手動登記冊中(《商業登記冊電子備案法》)中,該法則與Besluit elektronische一起引入不利於handelsregisters(關於商業登記冊中電子文件的決議); 後者提供了其他詳細規則。 一口氣,但是該法案和決議究竟意味著什麼?

荷蘭《商業登記冊電子歸檔法》-政府如何與時俱進

然後現在

以前,財務報表既可以電子形式也可以紙質形式存入商會。 《荷蘭民法典》在很大程度上仍然知道基於紙質存款的規定。 目前,這種方法可以看做是過時的,而實際上這種進展還沒有早一點讓我感到驚訝。 不難想像,從成本和時間的角度來看,與以電子方式提交這些文件相比,在紙上提交財務報表有很多缺點。 考慮一下紙上的成本,以及將年度報表寫在紙上並提交給商會所需的成本和時間,商會然後由商會處理這些書面文件,甚至不提及產生的時間和成本讓會計師起草或驗證這些(非標準化)財務報表時。 因此,政府建議使用“ SBR”(“標準業務報告”的縮寫),這是一種基於數據目錄創建和提交財務信息和單據的標準化電子方法(荷蘭分類法)。 該目錄包含數據定義,可用於創建財務報表。 SBR方法的另一個優點是,不僅將簡化公司與商會之間的數據交換,而且由於標準化,與第三方的數據交換也將變得更加容易。 自2007年以來,小公司已經可以通過使用SBR方法以電子方式提交年度報表。對於大中型企業,這種可能性已在2015年引入。

那麼,何時何地?

政府明確表示,該問題的答案是“規模問題”的典型案例。 從2016財政年度起,小型企業將必須通過SBR以電子方式提交財務報表。 作為替代方案,小型企業(自行草擬並提交財務報表)可以通過免費的在線服務(“ zelf deponeren jaarrekening”服務)存放報表,該服務自2014年開始運營。服務是不必購買“兼容SBR”的軟件。 從2017財年起,中型企業將需要通過SBR提交財務報表。 對於這些企業,還將引入臨時的替代在線服務(“視聽jaarrekening”)。 通過此服務,中型企業可以自己以XBRL格式起草財務報表。 之後,可以通過在線門戶網站(“ Digipoort”)提交這些聲明。 這意味著公司不一定必須立即購買“兼容SBR”的軟件。 該服務將是臨時的,從2017年開始,將在2019年後生效。目前,大型企業和中型集團機構沒有義務通過SBR提交財務報表。 這是因為這些業務必須處理非常複雜的要求。 期望這些業務將從XNUMX年起有機會選擇通過SBR提交還是通過特定的歐洲格式提交。

沒有規則無一例外

如果沒有例外,那麼規則就不會成為規則。 第二,確切地說。 有關財務報表提交的新規則不適用於在荷蘭境外設有註冊辦事處的法人實體和公司,根據《 Handelsregisterbesluit 2008》(《 2008年商業登記冊》決議),有義務提交財務文件在商會中,應以應在註冊辦事處所在國家/地區公開這些文件的形式及形式。 第二個例外是WFT(《金融監督法》)第1:1條所定義的發行人和發行人的子公司(如果發行人本身是​​發行人)。 發行人是希望發行證券或打算發行證券的任何人。

其他注意事項

但這還不是全部。 法律實體本身需要注意一些其他重要方面。 這些方面之一是法律實體將繼續負責依法提交財務報表的事實。 除其他外,這意味著財務報表應該能夠產生一種洞察力,使人們可以充分評估法人的財務狀況。 因此,我建議每家公司始終將財務報表中的數據仔細核對後再提交。 最後但並非最不重要的一點是,要注意以下事實:根據《經濟違法行為法》(Wet op de de Economische Delicten),拒絕按照規定的方式提交陳述將構成犯罪。 更為方便的是,已經確認通過SBR方法創建的財務報表可以被股東大會用來建立這些報表。 根據《荷蘭民法典》第2:393條,這些帳戶也可以由會計師進行審核。

結論

隨著《商業登記簿電子歸檔法》和相關決議的出台,政府表現出了很好的進步性。 因此,除非公司屬於例外之一,否則中小企業將必須分別從2016年和2017年開始以電子方式存儲財務報表。 優點很多。 儘管如此,我還是建議所有公司保持智慧,因為最終的責任仍由有義務備案的公司自己承擔,作為公司董事,您當然不希望自己承擔後果。

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